手間を省く努力

昨日のこと。分掌主任から「月曜日の図書館運営委員会の資料は起案しないなんですか。管理職が出席しますが」と言われて、今まで起案していなかった気がするのですが…と思いながら、過去の資料を探しました。
結果、紙でも電子データでも、私が担当の時期も、前任者でも、起案した跡形はありませんでした。
そのことを分掌主任に報告し、「もし何か言われたら次回から起案します」と答えました。

そもそも、会議資料を起案すること自体、意味があるのかなあと思いながら探す作業をしました。
会議の結果がこうなりましたと報告するならばわかりますが、資料に記載した内容に会議の結果訂正が加わることもありますし、校長決裁は、校長が資料の内容について承認したことになるから、それを会議で訂正するのも変だなあと…。
仮に、決裁を受けた資料に変更があって、また決裁を…というのも手間だし。
１つの文書を起案するというのは、関係部署の手間を１つ増やすことになるから、１つでも少なくしたいし、みんなでそう考えたら、ずいぶん減るのではないかなあと思います。

現在、蔵書管理ソフトのデータを訂正しているところです。以前書いた「１９９５年７月１０日受入」の本も、少しずつ訂正しています。５０００冊ほどありましたが、蔵書管理番号が未記入の本とのクロスで検索し、３００冊ほど蔵書管理番号と受入日を訂正。蔵書管理番号が入っている本は、原簿から探しやすいので、こちらも２００冊ほど受入日を訂正できました。
この作業も、結局は、後任の人の手間を省くためだと考えています。
後任の方（いつ頃になるかはわかりませんが、いつかは除籍するはず）が除籍の際に１冊１冊やっていくよりも、一気にできるところを一括訂正で。
今年度の目標の１つがＰＣデータ訂正の完了です。

朝の読書の音楽

朝の読書が始まる5分前から音楽を鳴らして、生徒に準備を促す。
このやり方は、18年前に、初めて図書館を担当した学校から、4つの学校でずっと続けてきました。
最初の学校が、生徒がちゃんとやってくれるかどうか、職員が心配していました。
先生方が指導するのは当然として、放送を流して雰囲気作りをすることで手伝えないか。
放送部の生徒によるアナウンスも、先生方が「やらせる」という雰囲気を少しでも和らげるために取り入れました。
これまでの４つの学校では、音楽を聴いて、準備を始めたり、遅刻しないように走る生徒もいました。
だから、音楽は効果があったと思っています。

現在勤めている学校では、以前は読書をしている間に音楽を流していました。
そのなかで、生徒も職員も読書をしていました。
２年前に、日課の見直しがあって、朝の読書の時間に職員朝会を並行して行うので、始まりの指導をどうするか、ということになりました。
私は、音楽を５分前に流せば、静かに始められる、うちの生徒だったらできると考えて、音楽を流し始めました。
ところが、生徒指導部の先生方を中心に「５分前行動を」ということで、音楽が鳴る前に着席完了するように指導しよう、と言うことになってしまいました。
結果として、音楽を流す意味がなくなりました。

さらに、今年度に入って、なぜか、たびたび、フェーダーが０になっていて、時間になっても音楽が流れないことが起こり始めました。
放課後に下校の音楽を流す先生も「またフェーダーが０になっていました」といって、元に戻してくださったこともありました。
朝読の音楽の音量調整をするフェーダーは、私が担当する以前から、放送室に「動かさないでください」と掲示がしてあるのですが、気づいていらっしゃらないようです…。
これまでに、朝会で、連絡メモや口頭でお願いしましたが、なかなかうまくいきませんでした。

きょうの分掌会で、今年度は音楽を流すのをやめましょうと提案しました。
私の次の担当者のことを考えて、無駄な仕事は少しでも削ろうという考えです。
音楽が役に立っていないのであれば、無駄な仕事ですから。
異議なしという声もありましたが、流さないでやってみて、しばらく様子を見ましょう、ということになりました。