手間を省く努力

昨日のこと。分掌主任から「月曜日の図書館運営委員会の資料は起案しないなんですか。管理職が出席しますが」と言われて、今まで起案していなかった気がするのですが…と思いながら、過去の資料を探しました。
結果、紙でも電子データでも、私が担当の時期も、前任者でも、起案した跡形はありませんでした。
そのことを分掌主任に報告し、「もし何か言われたら次回から起案します」と答えました。

そもそも、会議資料を起案すること自体、意味があるのかなあと思いながら探す作業をしました。
会議の結果がこうなりましたと報告するならばわかりますが、資料に記載した内容に会議の結果訂正が加わることもありますし、校長決裁は、校長が資料の内容について承認したことになるから、それを会議で訂正するのも変だなあと…。
仮に、決裁を受けた資料に変更があって、また決裁を…というのも手間だし。
１つの文書を起案するというのは、関係部署の手間を１つ増やすことになるから、１つでも少なくしたいし、みんなでそう考えたら、ずいぶん減るのではないかなあと思います。

現在、蔵書管理ソフトのデータを訂正しているところです。以前書いた「１９９５年７月１０日受入」の本も、少しずつ訂正しています。５０００冊ほどありましたが、蔵書管理番号が未記入の本とのクロスで検索し、３００冊ほど蔵書管理番号と受入日を訂正。蔵書管理番号が入っている本は、原簿から探しやすいので、こちらも２００冊ほど受入日を訂正できました。
この作業も、結局は、後任の人の手間を省くためだと考えています。
後任の方（いつ頃になるかはわかりませんが、いつかは除籍するはず）が除籍の際に１冊１冊やっていくよりも、一気にできるところを一括訂正で。
今年度の目標の１つがＰＣデータ訂正の完了です。